Het draait bij organisaties tegenwoordig steeds vaker om flexibiliteit en efficiëntie. Alles om ons heen verandert ook ultrasnel. Vanuit die twee punten gaan bedrijven dan ook allerlei strategische beslissingen nemen. Eentje daarvan brengt je buiten je organisatie, namelijk het uit gaan besteden van werkplekbeheer. In essentie kan zo’n actie je nogal wat voordelen opleveren. Dat is dan wel afhankelijk van drie punten:
- Samenwerking
- Implementatie
- Nauwkeurige planning
In dit artikel komt ter sprake op welke wijze organisaties effectief gebruik kunnen maken van externe diensten voor hun werkplekbeheer. En ook welk volume je organisatie moet hebben om er ook echt de voordelen van te kunnen genieten. Dat heeft ook te maken met de ideale verhouding tussen je interne en de externe krachten.
De relevantie van uitbesteding van werkplekbeheer
Na onderzoek is gebleken dat vooral middelgrote en grote ondernemingen voordeel halen uit uitbesteding. We hebben het dan over organisaties tussen circa 200 en 1000 werknemers. Deze orde van grootte blijkt het meeste effect te bewerkstelligen bij vrijwel elke organisatie.
Een goede balans tussen intern (organisatie) en extern (dienstverleners)
Niemand zegt dat het appeltje-eitje is, maar als je streeft naar een ideale verhouding tussen intern en extern, dan kun je je organisatorisch succes wel gaan liften. Het advies is dan wel om uit te gaan van een hybride model. Met andere woorden: als organisatie houd je intern een kernteam aan terwijl je daarnaast externen inschakelt. In geval van de werkzaamheden zou een volgende verdeling goed scoren:
Intern kernteam
- Doet strategische planning
- Is in directe interactie met gebruikers
- Onderhoudt specifieke bedrijfskritieke taken
Extern team
- Doet de routinetaken
- Pleegt technische ondersteuning
- Houdt zich bezig met schaalbare projecten
Werkplekbeheer uitbesteden levert voordelen op
Uitbesteed werk, daar kun je vijf keer plezier van hebben. Om te beginnen met het voordeel van de kostenbesparing. Externe werkplekbeheerders zijn sowieso efficiënter dan interne medewerkers, dus de eerste winst heb je al op de personeelskosten. De kostenstructuur zelf wordt ook veel inzichtelijker, die is voorspelbaar. Een extern bureau inschakelen, betekent ook dat je toegang krijgt tot specialistische kennis. En dat zonder te investeren in bijscholing! Externen zijn ook zeer behulpzaam als je op of af moet schalen. De techniek die externen inzetten, betekent dat jij je met je team meer kunt richten op je kernactiviteiten. Ook de 24 uurs beschikbaarheid én hulp is een plus. Wel is het handig om je vooraf te adviseren over externen. Hoeveel kennis heeft zo’n externe dienst in huis? Check informatie rond de volgende items:
- BYOD, Bring Your Own Device
- Automatiseringsprocessen
- AI, gebruik van Kunstmatige Intelligentie
- Cloud gebaseerd werkplekbeheer
Samenwerking en implementatie voor werkplekbeheer
Behoeften van je organisatie dienen vooraf goed in kaart te worden gebracht. Je hebt een betrouwbare extern nodig. Er dienen duidelijke Service Level Agreements (SLA’s) te worden vastgesteld, dit ter ondersteuning van de communicatiestructuren. Evaluaties en feedbacksessies moeten altijd aandacht krijgen. Slaagt dat allemaal, dan is uitbesteden van werkplekbeheer soms een erg verstandige keuze, zeker bij middelgrote organisaties. Wel moet voortdurend gekeken worden waar iets intern kan worden gedaan en waar het beter extern kan worden opgelost.
Regel jouw werkplekbeheer bijvoorbeeld via Spete!